Polityka prywatności ASL

Administratorem danych osobowych (dalej: Administrator) jest ASL, 56 Rue du Maréchal Foch, 56100 Lorient, France, reprezentowana przez LE ROUX ANTHONY, LOIC, JACQUES. Kontakt z Administratorem jest możliwy pod adresem [email protected].

Administrator odpowiada za to, aby przetwarzanie danych osobowych odbywało się w sposób zgodny z obowiązującymi przepisami prawa, w szczególności z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO) oraz ustawą o ochronie danych osobowych i innymi przepisami obowiązującymi na terytorium Polski.

W sprawach związanych z ochroną danych osobowych można kontaktować się z Administratorem w szczególności drogą elektroniczną lub telefonicznie, wykorzystując dane wskazane w sekcji Kontakt w sprawie prywatności.

Dane zbierane podczas korzystania ze strony

Podczas standardowego korzystania ze strony internetowej możemy przetwarzać w szczególności:

• adres IP urządzenia, z którego następuje połączenie,
• datę i czas rozpoczęcia, zakończenia oraz zakres korzystania z serwisu,
• dane dotyczące używanej przeglądarki internetowej, systemu operacyjnego oraz typu urządzenia,
• anonimowe dane statystyczne związane ze sposobem poruszania się po serwisie.

Dane przekazywane dobrowolnie przez formularze

W przypadku skorzystania z formularza kontaktowego lub innych formularzy dostępnych w serwisie (np. zapytanie o organizację wydarzenia) możemy przetwarzać w szczególności:

• imię i nazwisko lub nazwę firmy,
• adres e-mail,
• numer telefonu,
• stanowisko służbowe lub dział (w przypadku kontaktu firmowego),
• preferowaną lokalizację wydarzenia, orientacyjną liczbę gości i datę wydarzenia,
• treść wiadomości oraz dodatkowe informacje podane dobrowolnie w formularzu.

Podanie danych w formularzach jest dobrowolne, lecz może być niezbędne do udzielenia odpowiedzi na zapytanie, przygotowania oferty lub rezerwacji terminu konsultacji.

Dane gromadzone w związku z organizacją wydarzeń

W trakcie współpracy z klientami biznesowymi i indywidualnymi, w celu organizacji wydarzeń, możemy dodatkowo przetwarzać:

• dane osób kontaktowych po stronie klienta (imię, nazwisko, służbowe dane kontaktowe),
• dane niezbędne do wystawienia dokumentów księgowych i rozliczeń,
• informacje dotyczące preferencji scenograficznych i organizacyjnych,
• dane uczestników wydarzeń, jeśli zostały nam prawnie i zgodnie z umową przekazane w związku z realizacją usług (np. listy gości).

W przypadku przekazania Administratorowi danych osób trzecich (np. gości wydarzenia) klient zobowiązany jest do ich uprzedniego poinformowania o zakresie i celu przetwarzania oraz podstawie prawnej powierzenia danych Administratorowi.

Realizacja zapytań i kontakt zwrotny

Dane podane w formularzach lub przekazane bezpośrednio drogą mailową lub telefoniczną przetwarzamy w celu:

• udzielenia odpowiedzi na przesłane zapytanie,
• przygotowania wstępnej koncepcji wydarzenia oraz propozycji scenariusza,
• przedstawienia oferty współpracy lub kosztorysu w modelu wycena indywidualna,
• umówienia konsultacji, spotkania lub wizji lokalnej.

Podstawą prawną przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO (działania zmierzające do zawarcia umowy) lub art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na udzielaniu odpowiedzi na zapytania i budowaniu relacji biznesowych).

Organizacja i obsługa wydarzeń

W ramach realizacji usług eventowych przetwarzamy dane w celu:

• przygotowania, koordynacji i produkcji wydarzeń,
• kontaktowania się z osobami wskazanymi jako osoby odpowiedzialne za projekt po stronie klienta,
• koordynacji dostawców i podwykonawców w zakresie niezbędnym do właściwej realizacji wydarzenia,
• rozliczeń finansowych, wystawiania faktur oraz obsługi ewentualnych roszczeń.

Podstawą prawną przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO (realizacja umowy) oraz art. 6 ust. 1 lit. c RODO (spełnienie obowiązków prawnych ciążących na Administratorze, w szczególności w zakresie przepisów podatkowych i rachunkowych).

Cele marketingowe i wizerunkowe

Za odrębną, uprzednio wyrażoną zgodą, dane mogą być przetwarzane również w celu:

• przekazywania informacji o nowych pakietach i usługach ASL,
• zapraszania na wydarzenia pokazowe lub branżowe,
• prezentowania wybranych realizacji w portfolio (np. w zakładce Realizacje), z poszanowaniem ustalonych zakresów publikacji.

Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda osoby, której dane dotyczą) lub art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na budowaniu marki i prezentowaniu efektów realizacji dla klientów biznesowych).

Cele analityczne i zapewnienie bezpieczeństwa

Niektóre dane eksploatacyjne (np. adres IP, logi serwera) mogą być przetwarzane w celu:

• analizy sposobu korzystania z serwisu oraz jego optymalizacji,
• zapewnienia bezpieczeństwa teleinformatycznego,
• ochrony przed nadużyciami i próbami nieuprawnionego dostępu.

Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na prowadzeniu analityki ruchu na stronie oraz dbaniu o bezpieczeństwo usług.

Podmioty przetwarzające dane w naszym imieniu

Dane osobowe mogą być przekazywane następującym kategoriom odbiorców:

• dostawcom usług hostingowych i serwerowych utrzymującym infrastrukturę strony internetowej,
• dostawcom narzędzi analitycznych i marketingowych, jeżeli zostały aktywowane (np. w ramach plików cookies),
• firmom zapewniającym obsługę techniczną wydarzeń (nagłośnienie, oświetlenie, scenografia, multimedia),
• podwykonawcom eventowym – m.in. prowadzącym, konferansjerom, krupierom eventowym, fotografom, realizatorom wideo,
• biurom rachunkowym i doradcom podatkowym, w zakresie niezbędnym do rozliczeń finansowych.

Podmioty te przetwarzają dane wyłącznie na podstawie umowy z Administratorem – zgodnie z art. 28 RODO – i tylko w zakresie niezbędnym do realizacji powierzonych im zadań.

Udostępnianie danych innym administratorom

W szczególnych przypadkach dane mogą być przekazane również:

• podmiotom uprawnionym do ich otrzymania na podstawie przepisów prawa (np. sądom, organom ścigania) – wyłącznie w oparciu o odpowiednią podstawę prawną,
• partnerom biznesowym współorganizującym konkretne wydarzenie, jeżeli jest to niezbędne do realizacji usług oraz zostało odpowiednio uzgodnione z klientem.

Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Co do zasady Administrator nie planuje przekazywać danych osobowych poza Europejski Obszar Gospodarczy. Jeżeli w wyjątkowych sytuacjach będzie to konieczne (np. przy korzystaniu z narzędzi dostawców mających serwery poza EOG), przekazywanie danych odbędzie się wyłącznie:

• do państw, w stosunku do których Komisja Europejska wydała decyzję stwierdzającą odpowiedni stopień ochrony, lub
• w oparciu o standardowe klauzule umowne lub inne instrumenty przewidziane w RODO, zapewniające odpowiednie zabezpieczenia.

W każdym przypadku zapewniamy, że przekazywanie danych odbywa się z poszanowaniem zasad poufności oraz bezpieczeństwa informacji.

W związku z przetwarzaniem danych osobowych przysługują Ci następujące prawa:

• prawo dostępu do danych – uzyskania informacji, czy przetwarzamy Twoje dane, a jeśli tak, w jakim zakresie i w jakim celu,
• prawo do sprostowania danych – poprawienia danych nieprawidłowych lub uzupełnienia danych niekompletnych,
• prawo do usunięcia danych – żądania usunięcia danych, jeżeli nie są już niezbędne do celów, w których zostały zebrane, lub gdy sprzeciwisz się przetwarzaniu, a nie ma nadrzędnych, prawnie uzasadnionych podstaw do ich dalszej obróbki,
• prawo do ograniczenia przetwarzania – w sytuacjach przewidzianych w RODO, np. na czas weryfikacji poprawności danych,
• prawo do przenoszenia danych – otrzymania danych w ustrukturyzowanym formacie i przesłania ich innemu administratorowi, o ile przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody lub umowy oraz w sposób zautomatyzowany,
• prawo do sprzeciwu – wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych opartego na prawnie uzasadnionym interesie Administratora, w tym wobec przetwarzania danych na potrzeby marketingu bezpośredniego,
• prawo do wycofania zgody – w każdym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem, jeśli podstawą przetwarzania była zgoda,
• prawo do wniesienia skargi – do organu nadzorczego (Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych) w razie uznania, że przetwarzanie danych narusza przepisy RODO.

W celu realizacji powyższych praw skontaktuj się z nami zgodnie z procedurą opisaną w sekcji Kontakt w sprawie prywatności. W miarę możliwości zalecamy, aby w treści zgłoszenia wskazać, z którego prawa chcesz skorzystać oraz w jakim kontekście dane były nam przekazane (np. formularz kontaktowy, organizacja konkretnego wydarzenia).

Administrator udzieli odpowiedzi na Twoje zgłoszenie bez zbędnej zwłoki, co do zasady w terminie jednego miesiąca od dnia jego otrzymania. W razie potrzeby przedłużenia terminu (np. ze względu na złożoność żądania) zostaniesz o tym poinformowany.

Czym są pliki cookies

Pliki cookies (tzw. ciasteczka) to niewielkie pliki tekstowe zapisywane na urządzeniu końcowym użytkownika (komputerze, smartfonie, tablecie) podczas korzystania ze strony internetowej. Cookies nie służą do identyfikacji użytkownika w sposób bezpośredni, lecz mogą pozwalać na rozpoznanie używanej przeglądarki lub urządzenia.

Rodzaje stosowanych cookies

Na stronie ASL mogą być wykorzystywane w szczególności:

• cookies niezbędne – umożliwiają prawidłowe wyświetlanie strony, obsługę nawigacji, formularzy oraz mechanizmów bezpieczeństwa; ich stosowanie jest konieczne do działania serwisu,
• cookies funkcjonalne – pozwalają zapamiętać wybrane ustawienia użytkownika (np. preferencje dotyczące ciasteczek, język interfejsu),
• cookies analityczne – pomagają zbierać anonimowe statystyki dotyczące sposobu korzystania z serwisu, aby poprawiać jego strukturę, treści oraz ergonomię,
• cookies marketingowe – mogą być wykorzystywane (za zgodą użytkownika) do personalizowania treści marketingowych oraz mierzenia skuteczności działań promocyjnych.

Szczegółowe informacje dotyczące konkretnych kategorii plików cookies stosowanych na stronie znajdują się w dedykowanym dokumencie Polityka cookies.

Zarządzanie zgodami na cookies

Podczas pierwszej wizyty na stronie wyświetlany jest baner informujący o stosowaniu plików cookies, umożliwiający:

• zaakceptowanie wszystkich kategorii cookies,
• odrzucenie cookies nieniezbędnych,
• dostosowanie ustawień w zakresie wybranych kategorii plików cookies.

W każdej chwili możesz zmienić swoje preferencje dotyczące cookies za pomocą ustawień przeglądarki lub ponownie otwierając panel zgód (jeśli jest udostępniony na stronie). Ograniczenie stosowania niektórych typów ciasteczek może wpłynąć na komfort korzystania z serwisu, ale nie powinno uniemożliwiać podstawowego dostępu do treści.

Narzędzia analityczne i logi serwera

Administrator może korzystać z narzędzi analitycznych służących do zbierania zagregowanych i anonimowych danych statystycznych dotyczących ruchu na stronie (np. liczby odwiedzin, czasu spędzonego w serwisie, popularności podstron). Dane te wykorzystywane są do optymalizacji struktury serwisu oraz planowania treści.

Równolegle systemy serwerowe automatycznie zapisują tzw. logi, obejmujące m.in. datę i czas żądania, adres IP, informacje o przeglądarce i systemie operacyjnym. Dane te mogą być wykorzystywane w szczególności do zapewnienia bezpieczeństwa i stabilności działania serwisu oraz celów dowodowych w przypadku podejrzenia działań naruszających prawo.

Środki techniczne

W celu ochrony danych osobowych wykorzystujemy m.in. następujące środki techniczne:

• szyfrowanie połączenia pomiędzy urządzeniem użytkownika a serwerem (protokół HTTPS),
• regularne aktualizowanie oprogramowania serwera i komponentów systemowych,
• stosowanie mechanizmów kontroli dostępu oraz uwierzytelniania użytkowników systemów wewnętrznych,
• rozwiązania zabezpieczające przed atakami typu brute-force, próbami włamań oraz innymi zdarzeniami naruszającymi bezpieczeństwo.

Środki organizacyjne

W obszarze organizacyjnym zapewniamy między innymi:

• ograniczenie dostępu do danych wyłącznie do osób i podmiotów, którym dane te są niezbędne do wykonywania zadań służbowych lub kontraktowych,
• stosowanie umów powierzenia przetwarzania danych z podwykonawcami oraz klauzul poufności,
• podnoszenie świadomości osób współpracujących z Administratorem w zakresie zasad ochrony danych osobowych,
• procedury reagowania na potencjalne incydenty bezpieczeństwa, w tym obowiązek ich dokumentowania i analizowania.

Mimo stosowania adekwatnych zabezpieczeń żaden system teleinformatyczny nie gwarantuje całkowitego wyeliminowania ryzyka. W razie stwierdzenia naruszenia ochrony danych osobowych Administrator podejmie czynności wymagane przepisami prawa, w tym – jeśli będzie to konieczne – dokona zgłoszenia naruszenia do organu nadzorczego oraz poinformuje osoby, których dane dotyczą.

We wszystkich sprawach związanych z ochroną danych osobowych możesz skontaktować się z Administratorem:

• za pośrednictwem formularza kontaktowego dostępnego w zakładce Konsultacja,
• za pomocą adresu e-mail [email protected],
• listownie na adres: 56 Rue du Maréchal Foch, 56100 Lorient, France.

Aby usprawnić obsługę zgłoszenia dotyczącego danych osobowych, prosimy – w miarę możliwości – o:

• wskazanie, z którego prawa zamierzasz skorzystać (np. dostęp do danych, sprostowanie, usunięcie),
• opisanie kontekstu, w jakim dane zostały przekazane (np. data wysłania formularza, nazwa wydarzenia),
• podanie preferowanej formy kontaktu zwrotnego.

Administrator udzieli odpowiedzi na Twoje zgłoszenie bez zbędnej zwłoki, z uwzględnieniem terminów wynikających z przepisów o ochronie danych osobowych. W sprawach wymagających dodatkowych wyjaśnień możemy poprosić o doprecyzowanie żądania lub weryfikację tożsamości.

Aktualizacja dokumentu: Niniejsza Polityka prywatności może być okresowo aktualizowana w szczególności w przypadku zmian przepisów prawa, wdrożenia nowych funkcjonalności serwisu lub modyfikacji procesów przetwarzania danych. Aktualna wersja dokumentu jest zawsze dostępna na stronie Polityka prywatności.